Algemene voorwaarden OfferteDokter

OfferteDokter helpt organisaties commerciële kansen terug te halen uit onder andere oude offertes, stilgevallen verkooptrajecten en inactieve klantrelaties.

OfferteDokter is een handelsnaam van OfferteDokter V.O.F. (vennootschap onder firma), gevestigd te Almere, KvK-nummer 42179530, btw-nummer NL870062360B01, e-mail info@offertedokter.nl, website www.offertedokter.nl.

In deze voorwaarden noemen wij onszelf OfferteDokter en onze zakelijke klant de Opdrachtgever. Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke opdrachtgevers en niet voor consumenten.

OfferteDokter ondersteunt Opdrachtgever bij het opnieuw inzichtelijk en actief maken van commerciële kansen die al binnen de organisatie aanwezig zijn. Afhankelijk van de opdracht kunnen onze werkzaamheden onder andere bestaan uit:

• het inventariseren van oude offertes en verkoopdossiers;
• het analyseren en categoriseren van commerciële kansen;
• het prioriteren van kansrijke dossiers;
• het opnieuw benaderen van klanten en prospects;
• het reactiveren van stilgevallen verkooptrajecten;
• het benaderen van inactieve of voormalige klanten;
• het registreren van reacties en commerciële informatie;
• het overdragen van hernieuwde commerciële kansen aan Opdrachtgever;
• het onderzoeken waarom offertes of verkooptrajecten niet zijn doorgegaan;
• het opstellen van analyses en rapportages; en
• andere schriftelijk overeengekomen commerciële werkzaamheden.

De exacte werkzaamheden, tarieven, eventuele succesfee en bijzonderheden worden vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.

Een overeenkomst komt tot stand zodra:

• Opdrachtgever onze offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk of elektronisch accepteert;
• partijen op andere wijze schriftelijk overeenstemming bereiken; of
• OfferteDokter met instemming van Opdrachtgever met de werkzaamheden begint.

Onze offertes zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een geldigheidsduur is opgenomen.

Wanneer een bepaling uit een ondertekende offerte of opdrachtbevestiging afwijkt van deze algemene voorwaarden, heeft de specifieke afspraak in die offerte of opdrachtbevestiging voorrang.

Om ons werk goed te kunnen uitvoeren, moet Opdrachtgever tijdig de informatie en toegang verstrekken die redelijkerwijs noodzakelijk zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• offertegegevens;
• klant- en prospectgegevens;
• relevante CRM-gegevens;
• contacthistorie;
• order- en verkoopinformatie;
• informatie over eerdere contactmomenten;
• relevante prijzen en offertebedragen; en
• informatie over dossiers die niet mogen worden benaderd.

Opdrachtgever staat ervoor in dat de verstrekte informatie naar beste weten juist, volledig en actueel is en rechtmatig aan OfferteDokter kan worden verstrekt en door ons kan worden gebruikt voor de overeengekomen werkzaamheden. OfferteDokter mag bij de uitvoering van de opdracht uitgaan van de juistheid van de verstrekte informatie.

Voorafgaand aan of tijdens het traject bepalen partijen welke offertes, klanten, prospects en verkoopdossiers binnen de opdracht vallen. OfferteDokter mag deze dossiers registreren zodat achteraf duidelijk kan worden vastgesteld:

• welke dossiers door OfferteDokter zijn behandeld;
• welke contacten zijn benaderd;
• welke commerciële kansen zijn gereactiveerd;
• wanneer een kans aan Opdrachtgever is overgedragen; en
• welke resultaten uit het traject zijn voortgekomen.

Deze registratie kan worden gebruikt bij het vaststellen van een eventueel verschuldigde succesfee. Opdrachtgever dient vóór de benadering zoveel mogelijk aan te geven welke contacten reeds actief in behandeling zijn of om andere redenen niet mogen worden benaderd.

Opdrachtgever geeft OfferteDokter toestemming om binnen de overeengekomen opdracht contact op te nemen met geselecteerde klanten en prospects. Partijen kunnen vooraf afspraken maken over onder andere:

• de wijze waarop OfferteDokter zich presenteert;
• tone of voice;
• gebruikte communicatiekanalen;
• contactfrequentie;
• commerciële bevoegdheden; en
• het moment waarop een kans wordt overgedragen.

OfferteDokter zal contacten professioneel en zorgvuldig benaderen. OfferteDokter sluit zonder uitdrukkelijke bevoegdheid geen overeenkomst namens Opdrachtgever en doet geen toezeggingen waartoe zij niet bevoegd is. Wanneer een contact aangeeft niet verder benaderd te willen worden, respecteert OfferteDokter dit altijd.

Opdrachtgever staat ervoor in dat de aangeleverde contacten voor het overeengekomen doel mogen worden benaderd, ook op grond van de Telecommunicatiewet en de AVG, en dat zij waar vereist zijn geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens. Opdrachtgever vrijwaart OfferteDokter voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste of onrechtmatige gegevens of instructies van Opdrachtgever.

OfferteDokter zet zich professioneel in om commerciële kansen te identificeren, te reactiveren en inzichtelijk te maken. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, betreft onze dienstverlening een inspanningsverplichting en geen resultaatsgarantie. Wij kunnen daarom niet garanderen dat:

• een klant of prospect reageert;
• een offerte opnieuw wordt geopend;
• een bepaalde omzet wordt gerealiseerd;
• een specifiek aantal afspraken wordt gemaakt; of
• een commerciële kans uiteindelijk wordt gewonnen.

De uiteindelijke beslissing om zaken te doen ligt altijd bij de betreffende klant of prospect.

Wanneer uit onze werkzaamheden concrete commerciële interesse ontstaat, kan OfferteDokter de kans teruggeven aan Opdrachtgever. Vanaf dat moment kan Opdrachtgever het inhoudelijke verkoopproces zelf voortzetten.

Het feit dat Opdrachtgever de uiteindelijke onderhandelingen, offerte of verkoop zelf uitvoert, betekent niet dat daarmee een eventueel overeengekomen recht van OfferteDokter op een succesfee vervalt.

De vergoeding voor onze dienstverlening wordt vooraf overeengekomen. Deze kan bestaan uit:

• een vaste vergoeding;
• een opstartvergoeding;
• een vergoeding per dossier of activiteit;
• een succesfee; of
• een combinatie daarvan.

Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Wanneer een succesfee wordt toegepast, worden in de offerte of opdrachtbevestiging ten minste vastgelegd:

• de hoogte of het percentage van de succesfee;
• de omzetgrondslag waarover deze wordt berekend;
• welke dossiers onder de regeling vallen;
• de attributieperiode; en
• wanneer de succesfee opeisbaar wordt.

Is in de offerte geen attributieperiode vermeld, dan is dat twaalf maanden na de laatste werkzaamheid van OfferteDokter voor het betreffende dossier, en is de omzetgrondslag de netto-omzet exclusief btw.

Een commerciële uitkomst wordt in beginsel aan de werkzaamheden van OfferteDokter toegerekend wanneer:

• het betreffende contact of dossier binnen de overeengekomen opdracht viel;
• OfferteDokter aantoonbaar werkzaamheden met betrekking tot dat contact of dossier heeft uitgevoerd; en
• daaruit binnen de overeengekomen attributieperiode een opdracht, verkoop of andere overeengekomen commerciële uitkomst voortvloeit.

Het is hiervoor niet noodzakelijk dat OfferteDokter de uiteindelijke verkoop zelf afrondt. Wanneer OfferteDokter bijvoorbeeld een stilgevallen contact opnieuw activeert en dit contact vervolgens overdraagt aan het verkoopteam van Opdrachtgever, blijft de overeengekomen succesfee van toepassing indien daaruit binnen de afgesproken attributieperiode een commerciële uitkomst ontstaat.

Wanneer de uiteindelijke opdracht inhoudelijk afwijkt van de oorspronkelijke offerte, kan eveneens sprake zijn van herwonnen omzet indien de uiteindelijke opdracht aantoonbaar voortvloeit uit de door OfferteDokter gereactiveerde commerciële relatie.

Transparantie over gerealiseerde resultaten is essentieel voor onze samenwerking. Daarom is Opdrachtgever verplicht OfferteDokter actief te informeren wanneer een door OfferteDokter behandeld of gereactiveerd dossier leidt tot:

• een geaccepteerde offerte;
• een opdracht;
• een verkoop;
• een overeenkomst;
• een bestelling; of
• een andere commerciële uitkomst waarop volgens de gemaakte afspraken een succesfee van toepassing kan zijn.

Deze melding moet uiterlijk binnen 10 werkdagen nadat de commerciële overeenkomst tot stand is gekomen schriftelijk aan OfferteDokter worden gedaan. Opdrachtgever verstrekt daarbij voor zover noodzakelijk voor de berekening van de succesfee:

• de naam of referentie van het betreffende dossier;
• de datum waarop de overeenkomst tot stand kwam;
• de relevante omzetwaarde exclusief btw; en
• eventuele andere informatie die redelijkerwijs nodig is om de succesfee vast te stellen.

Deze meldplicht geldt óók wanneer:

• de klant rechtstreeks contact heeft opgenomen met Opdrachtgever;
• een andere medewerker of afdeling de verkoop heeft afgerond;
• de verkoop pas enige tijd na onze overdracht plaatsvindt; of
• OfferteDokter niet meer betrokken was bij de uiteindelijke onderhandeling.

Opdrachtgever mag een gerealiseerde commerciële uitkomst niet bewust achterhouden, anders registreren of via een andere constructie laten verlopen met als doel een overeengekomen succesfee te vermijden.

Het rechtstreeks sluiten van een overeenkomst met een door OfferteDokter gereactiveerde relatie doet het recht van OfferteDokter op de overeengekomen succesfee niet vervallen. Hetzelfde geldt wanneer het dossier intern wordt overgedragen aan een andere medewerker, afdeling of aan Opdrachtgever gelieerde onderneming, indien de uiteindelijke commerciële uitkomst aantoonbaar voortvloeit uit de door OfferteDokter gereactiveerde kans en binnen de overeengekomen regeling valt.

Wanneer een meldingsplichtige opdracht niet of te laat wordt gemeld, blijft de volledige verschuldigde succesfee opeisbaar. Indien later blijkt dat een opdracht niet is gemeld, mag OfferteDokter de succesfee alsnog factureren.

Wanneer Opdrachtgever aantoonbaar bewust informatie heeft achtergehouden met als doel een verschuldigde succesfee te vermijden, komen daarnaast de redelijke kosten die OfferteDokter noodzakelijkerwijs heeft moeten maken om de betreffende omzet en verschuldigde vergoeding vast te stellen voor rekening van Opdrachtgever, voor zover wettelijk toegestaan.

Wanneer OfferteDokter redelijke aanwijzingen heeft dat een door haar behandeld dossier tot omzet heeft geleid, mag zij Opdrachtgever vragen om informatie die noodzakelijk is om dit vast te stellen. Opdrachtgever zal hieraan binnen redelijke grenzen medewerking verlenen. Een dergelijk verzoek wordt beperkt tot informatie die relevant is voor:

• het betreffende dossier;
• de gerealiseerde commerciële uitkomst; en
• de berekening van de succesfee.

OfferteDokter behandelt deze informatie strikt vertrouwelijk. Bij een verschil van mening over de toerekening beoordelen partijen onder andere de dossierhistorie, CRM-registraties, eerdere contactmomenten, werkzaamheden van OfferteDokter en het uiteindelijke verkooptraject.

Wij willen uitsluitend een succesfee ontvangen over resultaten die binnen de overeengekomen succesfee-regeling vallen. Wanneer Opdrachtgever aantoonbaar kan maken dat vóór de werkzaamheden van OfferteDokter al sprake was van een actief en concreet verkooptraject met het betreffende contact, wordt de uiteindelijke omzet daarom niet automatisch als herwonnen omzet beschouwd. Partijen beoordelen in zo'n situatie de beschikbare commerciële historie en de daadwerkelijke bijdrage van OfferteDokter.

Het beëindigen van de samenwerking betekent niet automatisch dat reeds opgebouwde rechten op een succesfee vervallen. Wanneer een door OfferteDokter tijdens de samenwerking behandeld of gereactiveerd dossier binnen de overeengekomen attributieperiode alsnog leidt tot een commerciële uitkomst, blijft de overeengekomen succesfee verschuldigd.

De meldplicht uit artikel 11 blijft gedurende deze attributieperiode van toepassing. De attributieperiode wordt per opdracht in de offerte of opdrachtbevestiging vastgelegd.

Een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening kan bestaan uit het onderzoeken waarom commerciële kansen niet tot een opdracht hebben geleid. OfferteDokter kan daarbij bijvoorbeeld informatie verzamelen over:

• prijsstelling;
• timing;
• concurrentie;
• opvolging;
• klantbeleving;
• besluitvorming;
• communicatie; en
• andere relevante commerciële factoren.

Rapportages zijn gebaseerd op de beschikbare informatie, onze werkzaamheden en verklaringen van benaderde personen. Deze informatie biedt commerciële inzichten, maar OfferteDokter kan niet garanderen dat iedere verklaring van een klant of prospect volledig, objectief of feitelijk juist is. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor zakelijke beslissingen die op basis van onze analyses worden genomen.

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum. Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, is Opdrachtgever vanaf het moment van verzuim de toepasselijke wettelijke handelsrente verschuldigd.

Buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van Opdrachtgever en worden berekend volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK).

Een inhoudelijk bezwaar tegen een factuur moet binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk worden gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste gedeelte van een factuur niet op. Wanneer opeisbare facturen ondanks een betalingsherinnering onbetaald blijven, mag OfferteDokter haar werkzaamheden opschorten.

OfferteDokter begrijpt dat zij toegang kan krijgen tot commercieel gevoelige informatie. Partijen behandelen daarom vertrouwelijk alle niet-openbare informatie die zij tijdens de samenwerking ontvangen. Hieronder vallen onder andere:

• klantbestanden;
• CRM-data;
• offertes;
• prijzen en marges;
• contacthistorie;
• commerciële strategie;
• verkoopresultaten;
• interne processen;
• financiële informatie;
• analyses; en
• rapportages.

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de samenwerking bestaan. Deze verplichting geldt niet voor informatie die aantoonbaar reeds openbaar was, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.

Partijen verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Welke privacyrechtelijke rol OfferteDokter heeft, wordt bepaald door de feitelijke verwerking en de afspraken tussen partijen.

Voor zover OfferteDokter persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van Opdrachtgever verwerkt en daarbij als verwerker optreedt, gelden de verwerkersafspraken uit de samenwerkings- en verwerkersovereenkomst of, als die ontbreekt, een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

Opdrachtgever staat ervoor in dat persoonsgegevens die aan OfferteDokter worden verstrekt rechtmatig mogen worden verwerkt voor de overeengekomen doeleinden. OfferteDokter verwerkt ontvangen persoonsgegevens niet voor onverenigbare eigen doeleinden.

OfferteDokter treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Nadere afspraken over bijvoorbeeld beveiliging, datalekken, bewaartermijnen, subverwerkers, verwijdering van gegevens en ondersteuning bij privacyrechten worden vastgelegd in die verwerkersafspraken.

Methodes, processen, formats, templates, scripts, analysesystemen en andere door OfferteDokter ontwikkelde materialen blijven eigendom van OfferteDokter, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Opdrachtgever mag specifiek voor haar opgeleverde rapportages en analyses gebruiken voor de eigen interne bedrijfsvoering. Materialen mogen zonder voorafgaande toestemming van OfferteDokter niet als eigen commerciële methodiek worden doorverkocht of aan derden ter beschikking worden gesteld.

Gegevens en materialen die vóór de samenwerking eigendom waren van Opdrachtgever blijven eigendom van Opdrachtgever.

OfferteDokter is aansprakelijk voor directe schade voor zover deze het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van OfferteDokter. Voor zover wettelijk toegestaan is OfferteDokter niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van goodwill of gemiste commerciële kansen.

OfferteDokter is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat zij redelijkerwijs is uitgegaan van onjuiste, onvolledige of verouderde informatie van Opdrachtgever. OfferteDokter is evenmin verantwoordelijk voor de uiteindelijke commerciële beslissing van een klant of prospect.

Behoudens gevallen waarin een beperking wettelijk niet is toegestaan, is de totale aansprakelijkheid van OfferteDokter per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever voor de betreffende opdracht in de voorafgaande twaalf maanden aan OfferteDokter heeft betaald of verschuldigd is, met een maximum van € 10.000. Indien een aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval dekking biedt en een hoger bedrag uitkeert, kan de aansprakelijkheid in plaats daarvan worden beperkt tot het uitgekeerde bedrag vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.

Beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van OfferteDokter en niet voor zover aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

Klachten meldt Opdrachtgever binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk. Een vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden na het ontstaan van de schade.

OfferteDokter is niet aansprakelijk voor vertraging of tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden die redelijkerwijs buiten haar invloed liggen. Daaronder kunnen bijvoorbeeld vallen:

• langdurige internet- of communicatiestoringen;
• ernstige storingen bij essentiële externe softwareleveranciers;
• cyberincidenten buiten onze redelijke invloedssfeer;
• overheidsmaatregelen;
• stakingen; en
• andere onvoorziene omstandigheden waardoor uitvoering tijdelijk onmogelijk wordt.

Wanneer een overmachtsituatie langer dan zestig dagen voortduurt, mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde gedeelte van de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding vanwege die beëindiging.

De looptijd van de samenwerking wordt in de offerte of opdrachtbevestiging vastgelegd. Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt na afloop van de afgesproken periode, tenzij partijen verlenging overeenkomen. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan worden opgezegd met de schriftelijk overeengekomen opzegtermijn.

Wanneer een partij wezenlijk tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, krijgt deze partij in beginsel eerst een redelijke mogelijkheid om de tekortkoming te herstellen, tenzij herstel niet mogelijk of redelijk is.

Onmiddellijke beëindiging kan onder omstandigheden mogelijk zijn, bijvoorbeeld bij faillissement, beëindiging van de onderneming, fraude, ernstige schending van vertrouwelijkheid of ernstig onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens.

Beëindiging laat reeds ontstane betalingsverplichtingen en rechten op een succesfee onverlet.

OfferteDokter mag bij de uitvoering van de werkzaamheden derden of gespecialiseerde dienstverleners inschakelen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is. Wanneer een derde persoonsgegevens verwerkt als subverwerker, handelt OfferteDokter overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en de met Opdrachtgever gemaakte afspraken.

OfferteDokter kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Voor reeds lopende opdrachten worden wezenlijke wijzigingen vooraf bekendgemaakt. Voor een bestaande opdracht blijft in beginsel de versie gelden die bij het aangaan van de overeenkomst van toepassing was, tenzij partijen anders overeenkomen of toepassing van een wijziging uit wet- of regelgeving voortvloeit.

Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen zullen de betreffende bepaling waar nodig vervangen door een geldige afspraak die zoveel mogelijk aansluit bij het oorspronkelijke doel.

Op iedere overeenkomst tussen OfferteDokter en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

Wanneer een geschil ontstaat, proberen partijen dit eerst in onderling overleg op te lossen. Wanneer dat niet lukt, kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland, tenzij partijen rechtsgeldig schriftelijk een andere bevoegde rechter hebben aangewezen.

Vragen over deze algemene voorwaarden kunnen worden gericht aan: OfferteDokter, e-mail info@offertedokter.nl, website www.offertedokter.nl.